Курсовая на тему Контроль в системе управления

Содержание


Введение 3
Часть I. Изучение и представление теоретического материала по представленной теме 5
1.1. Понятие, сущность и функции контроля в системе управления 5
1.2. Виды контроля 10
1.3. Этапы процесса контроля 15
1.3.1. Первый этап процесса контроля. Установка стандартов. 16
1.3.2. Второй этап процесса контроля. Определение масштаба отклонений 18
1.3.3. Третий этап процесса контроля. Принятие решения о действиях. 20
Часть II. Проектирование процесса управления организацией 23
2.1. Характеристика организации 23
2.2. Функции управления 25
2.2.1. Функция планирования 25
2.2.2. Функция организации 32
2.3. Функция мотивации 34
2.4. Функция контроля 37
Заключение 49
Библиографический список 50


Введение

Актуальность выбранной темы курсовой работы «Контроль в системе управления» определяется развитием экономики XXI века, которое требует новых подходов в области теории и практики управления организацией.
Высокая изменчивость и непредсказуемость среды являются наиболее характерными признаками современной экономики. Учет потребностей различных заинтересованных групп, проблема передачи управления наемным менеджерам, внедрение современных информационных технологий в управление и многие другие актуальные вопросы менеджмента сводятся к проблеме интеграции управления. Система управления должна обеспечивать оперативную адаптацию организации к переменам, сохраняя преемственность в области конкурентных преимуществ и таких основополагающих положений, как философия и миссия организации.
Эволюция менеджмента ведет к трансформации взаимодействия основных функций управления. Повышается значимость функции контроля в сочетании с планированием, координацией, мотивацией. Во многих случаях контроль становится «мета-функцией» управления, охватывающей всю организацию и позволяющей достичь достаточного уровня интеграции управления. Влияние социально-психологических факторов и все более высокая значимость нематериальных активов ведут к трансформации форм контроля в бизнесе. Контроль способствует мотивации, повышению ответственности сотрудников, кооперации между людьми и организациями и обмену знаниями.
Разработка проблем контроля в управлении современной организацией, с учетом влияния информационных технологий и человеческого фактора, позволяет выделить концепцию контроллинга как своеобразного типа управления, основанного на приоритете функции контроля в реализации основных управленческих функций.
Целью курсовой работы является изучение функции контроля в системе управления на предприятии.
Для достижения указанной цели в работе были поставлены и решены следующие задачи:
? исследовать значение функции контроля в управлении организацией и эволюцию контроля в современных условиях; проанализировать роль контроля в интеграции управления и стимулировании положительной синергии в организации;
? проанализировать особенности малых предприятий с точки зрения управления и осуществления функции контроля, выявить предпосылки и условия применения контроллинга на малых предприятиях России;
? рассмотреть функции контроля в ЗАО.
Объектом исследования данной работы являются интеграционные процессы функционирования и развития современной организации.
Предметом исследования являются принципы и методы управления организациями малого бизнеса на основе функций контроля.
Теоретико-методологическую базу исследования составили работы в области методологии науки, общего менеджмента, теории организации, системологии организации, контроллинга, управленческого учета, информационного обеспечения управления, управления знаниями, публикации научных журналов по менеджменту, теории управления, экономике предприятий.
Часть I. Изучение и представление теоретического материала по представленной теме

1.1. Понятие, сущность и функции контроля в системе управления

Управление основывается на четкой системе контроля, охватывающего все стороны деятельности организации, без которого оно имеет фиктивно-демонстративный характер.
Контроль поддерживает взаимосвязь различных видов деятельности в рамках организации и отдельных подразделений, стимулирует ее эффективность и результативность путем активного воздействия на хозяйственные процессы. Но для надежности нужен двойной контроль – за исполнителем и самим контролером.
В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен для того, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
Управленческий контроль не является разовой акцией. Это процесс непрерывный, включающий наблюдение и регулирование разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения управленческих задач.
Эффективный управленческий контроль создаётся на основе его соединения с процессом стратегического планирования. Он обеспечивает наблюдение за осуществлением стратегических планов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо они выполняются и где необходимо сделать изменения или применить регулирующие меры.
В задачу контроля входит сбор, обработка и анализ информации о деятельности фирмы и ее подразделений, сравнение с плановым показателями, выявление отклонений, анализ их причин, разработка мероприятий для достижений заданного состояния.
Планы и организационные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать реализации задуманного. Изменения законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.
Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Структура, которая выглядит привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на неё руководством данной организации.
Ещё одним фактором неопределённости, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Люди – не компьютеры, их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры ещё очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.
Контроль в управлении можно рассматривать в трех аспектах.
Во-первых, как систематическую деятельность руководителей и органов управления, реализующих одну из основных функций менеджмента.
Во-вторых, завершающую стадию его цикла, сердцевинной которой является механизм обратных связей.
В-третьих, как совокупность действий должностных лиц, неотъемлемую часть процесса принятия и реализации управленческих решений.
Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами.
Прежде всего, он должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней.
Речь, разумеется, идет не о тоталитарности, мелочности, требовании фиксировать любые события – это дорого и практически не возможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющим вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.
Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.
Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. По аналогии с этим, если ошибиться при подсчёте доходов и расходов, то из-за этого можно затем допустить ещё более серьёзную ошибку, например, неправильно выписав чек, и, тем самым, нанести серьёзный ущерб своим друзьям, деловым партнёрам или своей репутации в банковских кругах. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности. Конечно, время от времени некая случайная ситуация может развиваться слишком быстро, чтобы организация могла сразу же зафиксировать её и выработать линию поведения, но в большинстве случаев нет никакой необходимости постоянно прибегать к методам кризисного управления.
Но контроль осуществляется не только ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе не были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.
Современный контроль направлен не на исправление, а на предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому он представляет собой неотъемлемый элемент процесса планирования на всех его стадиях.
Эффективный контроль должен увязываться и с изменениями в структуре организации и системе управления ею, поэтому важным требованием, предъявляемым к нему, является гибкость, приспособляемость к изменяющимся условиям.
Таким образом, функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению её общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.
Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролёром», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.
Поскольку контроль не самоцелей, а средство достижения цели, он должен служить условием повешения эффективности хозяйствования, следовательно, быть экономичным (приносимые выгоды должны превышать затраты). Это обеспечивается оптимизаций всех связанных с контролем издержек (на технические средства, сбор, переработку и хранение информации и проч.).
Отсутствие экономического эффекта от контроля свидетельствует о том, что он не повышает степени владения руководством реальной ситуацией, более того, направляет его действия по ложному пути.
Эффективный контроль индивидуализирован, нацелен на конкретные процессы, результаты, требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе.
Ориентированность контроля на человека означает его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за людьми, поисков «козлов отпущения». А это возможно лишь в условиях максимальной открытости, гласности проведения соответствующих мероприятий.
Контроль должен соответствовать характеру своего объекта, а цель его – быть понятным. Сотруднику необходимо показать, что контролируют не его личность, а производственную деятельность, что делает это объективно. Поэтому не целесообразно применять те методы контроля, которые отвергаются людьми.
Выполнение работы нужно контролировать, хотя и не обязательно скрупулезно, и если работа не сделана, сотруднику нужно на это указать и разобраться, почему так вышло.
В то же время желательно избегать чрезмерного контроля над людьми, тем более из недоверия к ним, ибо, кроме пустой траты средств и лишних эмоций, это ничего не дает.
С другой стороны, слабый контроль, а тем более бесконтрольность являются признаком безразличного отношения руководства к людям и делам организации.
Нужно иметь в виду, что возможность лишний раз побеседовать с руководителем, установить с ним тесный контакт, обсудить всевозможные проблемы соответствует желанию большинства исполнителей.
Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является главной служебной обязанностью, должен проявлять при его поведении заботу о людях, поощрять их за любые позитивные результаты. Это стимулирует рост производительности и стремление к самосовершенствованию.
Возложение на то или иное должностное лицо функций контроля требует учета не только его формального положения в служебной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и подчиненных. Любой человек, прежде чем контролировать других, должен научиться контролировать себя.
В целом на систему управленческого контроля влияют характер деятельности организации, степень ее обособленности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.
В управления контроль выполняет следующие основные функции:
– проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
– информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
– диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);
– прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
– коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
– ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
– стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание);
– корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, что бы обеспечивались необходимые значения его характеристик или его устойчивость функционирования при отклонениях от них);
– защитную (обеспечение сохранности ресурсов).
Контроль выполняет и воспитательную роль. Он исходит из того, что именно от людей зависит, как будут выполнены те или иные задания, принятые решения. Контроль дисциплинирует исполнителей, повышает их ответственность за порученное дело. Но здесь есть и свои ограничения. Излишний контроль тормозит инициативу руководителей менеджеров, нижестоящих рангов, и наоборот, бесконтрольность порождает произвол, приводит к