Курсовая работа на тему Программы для офисной автоматизации

Содержание


Введение 3
Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности 5
§ 1.1. Обеспечение совместной деятельности 5
§ 1.2. Документооборот 6
§ 1.3. Планирование работ и управление ими 6
§ 1.4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли) 7
§ 1.5. Связь с внешним миром 8
§ 1.6. Защита данных 8
Глава 2. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса или компании 9
§ 2.1. Интегрированный офисный пакет MS Office 10
§ 2.2. MS Project для управления проектами 11
§ 2.3. Бухгалтерия и торговля 14
2.3.1. 1С:Бухгалтерия 7.7 14
2.3.2. 1С:Торговля и Склад 7.7 (редакция 9.2) 15
Глава 3. Решения офисной автоматизации 17
§ 3.1. Lotus Domino/Notes компании IBM 17
§ 3.2. Система автоматизации документооборота ЭСКАДО 19
Заключение 23
Список используемой литературы 25
Приложение 1. Главное меню системы автоматизации документооборота ЭСКАДО 27
Приложение 2. Пример работы в системе ЭСКАДО с проектом построения информационной сети 28
Приложение 3. Представление информации о проекте в виде графа 29
Приложение 4. Планирование мероприятий в системе ЭСКАДО 30


Введение

В данной работе рассматривается тема "Программы для офисной автоматизации". На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при данной автоматизации.
Объект исследования - программное обеспечение, используемое для офисной автоматизации.
Предмет исследования - задачи и методы автоматизации офисной работы, средства офисной автоматизации.
Приведем краткий перечень программных средств, участвующих в автоматизации работы офиса:
Операционные системы
" Microsoft Windows XP Professional;
" MS Windows 2000 Professional;
" Microsoft Windows NT Workstation 4.0;
" Sun Solaris 9 и др.
Серверное программное обеспечение
" Microsoft Windows 2000 Server;
" Microsoft Windows NT Server 4.0;
" Windows Server 2003 Enterprise Edition;
" NetWare 6;
" Sun Solaris 9;
" SCO OpenServer 5 и др.
Прикладное программное обеспечение по категориям
" Антивирусы;
" Безопасность;
" Графические/Издательские пакеты;
" Интернет;
" Мультимедиа;
" Научное программное обеспечение;
" Обучающие программы;
" Отправка и прием факсов;
" Офисное программное обеспечение;
" Резервное копирование;
" САПР;
" Сетевое программное обеспечение;
" Средства авторизации;
" Средства разработки;
" СУБД;
" Утилиты;
" Электронная почта.

При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений - возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.
В третьей главе данной работы рассматривается один из вариантов выбора средств для автоматизации деятельности офиса компании любого масштаба. В принципе, автоматизация деятельности офиса или подразделения компании тесно связана с автоматизацией всей фирмы, поэтому они также будут представлены в неразрывной связи.
Рассмотрим подробнее программы для офисной автоматизации.

Глава 1. Задачи автоматизации офисной деятельности

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.

§ 1.1. Обеспечение совместной деятельности

Прежде всего офис - это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, - развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.
Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие. [5]