Содержание
Введение 3
§ 1. Назначение систем электронного документооборота 4
§ 2. Компания-создатель СЭД onBase - Hyland Software 5
§ 3. СЭД OnBase 7
3.1. Краткое описание 7
3.2. Возможности OnBase 8
3.3. Корпоративная система управления информационным наполнением OnBase 5.0 10
§ 5. Примеры применения СЭД onBase 11
5.1. Компания Sherwin-Williams 11
5.2. Компания Kyocera Industrial Ceramics 12
5.3. CЭД в сфере выдачи займов 12
5.4. Интерфейс между СОМ системой - Kodak DAW Model 4800 и системой документоборота Hyland Onbase 13
Заключение 14
Список используемой литературы 16
Введение
В данной работе рассматривается тема "Система электронного документооборота onBase".
По сложившемуся на западном рынке мнению, сегодня Системы электронного документооборота (СЭД) могут и должны выступать в качестве особого интеграционного слоя, позволяющего множеству хранилищ данных и back-end приложений быть связанными с теми же бизнес процессами, с которыми взаимодействует, например, фронт-офисное CRM или ERP приложениями.
В качестве актуального примера можно привести решение компании Hyland Software. В СЭД OnBase реализованы возможности управления образами, COLD_ERM, управления потоками работ и Web-доступа. СЭД может быть интегрирована с большинством ERP систем через их API интерфейсы. Кроме того, Hyland выпустила программный продукт OnBase Archive Server для SAP R/3, интегрированный с данной ERP системой через интерфейс SAP ArchiveLink и предназначенный для обеспечения архивных и поисковых функций в SAP R/3 за счет использования возможностей СЭД OnBase.
Электронный документооборот, реализуемый с помощью СЭД OnBase (программная система класса Workflow), в общем виде, представляет собой автоматизированный процесс управления передачей документов, информации или рабочих заданий (работ) между сотрудниками или их группами внутри организации (предприятия). Системы данного класса не только регламентируют правила, маршруты и расписание движения документов, но и представляют собой технологию, позволяющую перевести теоретические выводы стандарта BPR (Business Process Re-design) в практическую плоскость, причем достаточно быстро и при минимальных первоначальных затратах.
Рассмотрим систему электронного документооборота Hyland onBase, но сначала остановимся подробнее на общем назначении СЭД.
§ 1. Назначение систем электронного документооборота
По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Перейдем непосредственно к рассмотрению СЭД onBase и начнем с краткой характеристики фирмы-производителя данного программного продукта.