+7(996)961-96-66
+7(964)869-96-66
+7(996)961-96-66
Заказать работу

Курсовая работа на тему Принципы автоматизации документооборота

ОПИСАНИЕ РАБОТЫ:

Предмет:
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАНКИ И БАЗЫ ДАННЫХ
Тема:
Принципы автоматизации документооборота
Тип:
Курсовая работа
Объем:
32 страницы
Дата:
25.01.05
Идентификатор:
idr_1901__0000005
ЦЕНА:
480 руб.

384
руб.

Как скачать реферат, курсовую бесплатно?


Внимание!!!
Ниже представлен фрагмент данной работы для ознакомления.
Вы можете купить данную работу прямо сейчас!
Просто нажмите кнопку "Купить" справа.

Оплата онлайн возможна с Яндекс.Кошелька, с банковской карты или со счета мобильного телефона (выберите, пожалуйста).
ЕСЛИ такие варианты Вам не удобны - Отправьте нам запрос данной работы, указав свой электронный адрес.
Мы оперативно ответим и предложим Вам более 20 способов оплаты.
Все подробности можно будет обсудить по электронной почте, или в Viber, WhatsApp и т.п.
 


Принципы автоматизации документооборота - работа из нашего списка "ГОТОВЫЕ РАБОТЫ". Мы помогли с ее выполнением и она была сдана на Отлично! Работа абсолютно эксклюзивная, нигде в Интернете не засвечена и Вашим преподавателям точно не знакома! Если Вы ищете уникальную, грамотно выполненную курсовую работу, курсовую, реферат и т.п. - Вы можете получить их на нашем ресурсе.
Вы можете заказать курсовую Принципы автоматизации документооборота у нас, написав на адрес i@referatmaster.ru.
Обращаем ваше внимание на то, что скачать курсовую Принципы автоматизации документооборота по предмету АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАНКИ И БАЗЫ ДАННЫХ с сайта нельзя! Здесь представлено лишь несколько первых страниц и содержание этой эксклюзивной работы - для ознакомления. Если Вы хотите получить курсовую Принципы автоматизации документооборота (предмет - АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАНКИ И БАЗЫ ДАННЫХ) - пишите.



Фрагмент работы:





Содержание


Введение 3
Глава 1. Понятие и основные принципы автоматизации документооборота 5
§ 1.1. Понятие автоматизации документооборота 5
§ 1.2. Классификация систем электронного документооборота 6
§ 1.3. СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия 7
Глава 2. Технологии электронного документооборота 9
§ 2.1. Документ в СЭД 9
§ 2.2. Жизненный цикл документа в СЭД 10
§ 2.3. Компоненты СЭД 13
§ 2.4. Место СЭД в информационной системе предприятия 19
§ 2.5. Тенденции 21
Глава 3. Критерии выбора системы автоматизации документооборота 21
§ 3.1. Функциональность системы 22
§ 3.2. Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации 24
§ 3.3. Наличие квалифицированного персонала 25
Заключение 25
Список используемой литературы 28
Приложение 1. Бизнес-процесс "Возврат товара покупателю" 30
Приложение 2. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия 31
Приложение 3. Управление и его документационное обеспечение 32


Введение

В данной работе рассматривается тема "Принципы автоматизации документооборота". Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Потому актуальность темы данной работы не вызывает сомнений!
Приведем несколько основных понятий по теме:
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.
От внедрения электронного документооборота можно получить действительно ощутимый эффект:
- Усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет его приемка и проверка.
- Руководство может оценивать загрузку и эффективность работы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть, кто постоянно задерживает задания, кто выполняет больше всего заданий и т.д.
- Ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это - прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия.
- Обеспечивается взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все нерешенные задачи и документы регистрируются в системе.
- Повышается уровень корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия.
Цель работы - проанализировать основные принципы автоматизации документооборота.
Объект исследования - документооборот и в частности электронный документооборот, его значение и эффективность.
Предмет исследования - основы автоматизации документооборота, технологии электронного документооборота.
Все документы, создаваемые сотрудниками в ходе выполнения работы, сохраняются в электронном хранилище документов. Это позволяет осуществлять быстрый поиск по содержанию (тексту) документов; по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ; по различным связям, определяемым между документами; по произвольной структуре папок для группировки документов. В результате предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот (не нужно копировать документ для одновременной работы с ним нескольких сотрудников, а также печатать его промежуточные варианты в процессе согласования). Не разумно, конечно, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут вовсе, их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство также явно движется в сторону автоматизации (закон №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" принят 10.01.02.). Но даже если сама бумага еще долго будет выполнять роль "доказательства", то информация, которую она содержит, уже будет доступна в удобном для анализа и принятия решений виде.
Стоит уточнить, что говоря о документах, имеются в виду как структурированные документы с четко определенным набором реквизитов (счета-фактуры, платежные поручения, заявки на оплату и т.п.), так и неструктурированные документы произвольной формы (служебные записки, письма, договора и пр.). В частности, процедура согласования, упомянутая выше, применима как для структурированных, так и для неструктурированных документов. А потому для успешного использования система электронного документооборота должна уметь работать не только со своими "родными" документами, но и с документами финансово-учетных систем.
Итак, одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является электронный документооборот. Многие руководители возлагают на него большие надежды в решении проблем организации менеджмента.
Рассмотрим подробнее принципы автоматизации документооборота.

Глава 1. Понятие и основные принципы автоматизации документооборота

§ 1.1. Понятие автоматизации документооборота

Приступая к обсуждению задач автоматизации документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.

§ 1.2. Классификация систем электронного документооборота

Сегодня уже нет необходимости убеждать в важности автоматизации документооборота. Пора, когда доблестный сотрудник канцелярии в ответ на запрос руководителя о документе пятимесячной давности да еще без точного номера долгие часы тратил на переборку стройных архивных папок, канула в лету. Системами электронного документооборота рынок относительно заполнен, но вопрос выбора вечен, поэтому уместно рассмотреть возможные варианты.
Условно можно выделить три группы систем электронного документооборота (СЭД): [15]
" Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.
" СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем - процесс сложный и не всегда реализуемый.
" СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД "зашиты" в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.
Рассмотрим подробнее третий вариант СЭД.

§ 1.3. СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия

Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов - элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. К примеру, бизнес-процесс "Списание товара" состоит из последовательности действий "создать накладную на списание" (заведующий складом), "списать товар" (кладовщик) и выдачи определенного количества некоторого товара со склада. Основными носителями информации при выполнении бизнес-процессов являются документы; именно они создаются в ходе выполнения бизнес-процесса и с ними совершается большинство операций. Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс "Возврат товара покупателю" (Приложение 1). Для того чтобы