Курсовая работа на тему Принципы автоматизации документооборота

Содержание


Введение 3
Глава 1. Понятие и основные принципы автоматизации документооборота 5
§ 1.1. Понятие автоматизации документооборота 5
§ 1.2. Классификация систем электронного документооборота 6
§ 1.3. СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия 7
Глава 2. Технологии электронного документооборота 9
§ 2.1. Документ в СЭД 9
§ 2.2. Жизненный цикл документа в СЭД 10
§ 2.3. Компоненты СЭД 13
§ 2.4. Место СЭД в информационной системе предприятия 19
§ 2.5. Тенденции 21
Глава 3. Критерии выбора системы автоматизации документооборота 21
§ 3.1. Функциональность системы 22
§ 3.2. Учет сложившейся инфраструктуры информационной системы организации 24
§ 3.3. Наличие квалифицированного персонала 25
Заключение 25
Список используемой литературы 28
Приложение 1. Бизнес-процесс "Возврат товара покупателю" 30
Приложение 2. Взаимодействие некоторых составляющих работы предприятия 31
Приложение 3. Управление и его документационное обеспечение 32


Введение

В данной работе рассматривается тема "Принципы автоматизации документооборота". Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Потому актуальность темы данной работы не вызывает сомнений!
Приведем несколько основных понятий по теме:
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто "дань моде". Это - осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.
От внедрения электронного документооборота можно получить действительно ощутимый эффект:
- Усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет его приемка и проверка.
- Руководство может оценивать загрузку и эффективность работы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть, кто постоянно задерживает задания, кто выполняет больше всего заданий и т.д.
- Ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это - прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия.
- Обеспечивается взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все нерешенные задачи и документы регистрируются в системе.
- Повышается уровень корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия.
Цель работы - проанализировать основные принципы автоматизации документооборота.
Объект исследования - документооборот и в частности электронный документооборот, его значение и эффективность.
Предмет исследования - основы автоматизации документооборота, технологии электронного документооборота.
Все документы, создаваемые сотрудниками в ходе выполнения работы, сохраняются в электронном хранилище документов. Это позволяет осуществлять быстрый поиск по содержанию (тексту) документов; по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ; по различным связям, определяемым между документами; по произвольной структуре папок для группировки документов. В результате предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот (не нужно копировать документ для одновременной работы с ним нескольких сотрудников, а также печатать его промежуточные варианты в процессе согласования). Не разумно, конечно, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут вовсе, их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство также явно движется в сторону автоматизации (закон №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" принят 10.01.02.). Но даже если сама бумага еще долго будет выполнять роль "доказательства", то информация, которую она содержит, уже будет доступна в удобном для анализа и принятия решений виде.
Стоит уточнить, что говоря о документах, имеются в виду как структурированные документы с четко определенным набором реквизитов (счета-фактуры, платежные поручения, заявки на оплату и т.п.), так и неструктурированные документы произвольной формы (служебные записки, письма, договора и пр.). В частности, процедура согласования, упомянутая выше, применима как для структурированных, так и для неструктурированных документов. А потому для успешного использования система электронного документооборота должна уметь работать не только со своими "родными" документами, но и с документами финансово-учетных систем.
Итак, одним из направлений автоматизации управления предприятием, ставшим наиболее популярным в последнее время, является электронный документооборот. Многие руководители возлагают на него большие надежды в решении проблем организации менеджмента.
Рассмотрим подробнее принципы автоматизации документооборота.

Глава 1. Понятие и основные принципы автоматизации документооборота

§ 1.1. Понятие автоматизации документооборота

Приступая к обсуждению задач автоматизации документооборота необходимо отметить, что данное словосочетание не имеет достаточно формализованного определения и может нести множество смыслов и толкований. Под "автоматизацией документооборота" понимают и внедрение приложения, автоматизирующего канцелярию, и внедрение электронного архива документов, создания системы управления и контроля согласования, утверждения и исполнения договоров, распорядительных документов, приказов и распоряжений, разнообразные картотеки документов и приложения автоматизирующих маршрутизацию документов и управления бизнес-процессами по их обработке, а также многое другое. Практически не определено соответствие между русскоязычным термином "автоматизация документооборота" и такими устоявшимися на Западе технологиями, как WorkFlow (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации групповой работы), Knowledge Management (системы управления знаниями), Electronic Document Interchange (системы обмена электронными документами), которые предлагают решение отдельных аспектов автоматизации документооборота. Все это приводит к определенным трудностям при выборе инструментов для автоматизации документооборота.

§ 1.2. Классификация систем электронного документооборота

Сегодня уже нет необходимости убеждать в важности автоматизации документооборота. Пора, когда доблестный сотрудник канцелярии в ответ на запрос руководителя о документе пятимесячной давности да еще без точного номера долгие часы тратил на переборку стройных архивных папок, канула в лету. Системами электронного документооборота рынок относительно заполнен, но вопрос выбора вечен, поэтому уместно рассмотреть возможные варианты.
Условно можно выделить три группы систем электронного документооборота (СЭД): [15]
" Самостоятельные СЭД. Поставляются в виде отдельной программы, обеспечивающей коллективную работу с документами и позволяющей взаимодействовать с приложениями типа MS Excel, Outlook. Такие СЭД предоставляют средства регистрации, хранения, просмотра и поиска документов. Самостоятельные СЭД позволяют осуществить простейший контроль путем просмотра информации о состоянии документа: исполнитель, сроки, резолюции, документы предприятия, с которыми он связан, адресаты, которым его следует послать по электронной почте и т.д. С одной стороны, зачастую небольшим предприятиям от системы электронного документооборота больше ничего и не требуется. С другой стороны, СЭД работает параллельно с бухгалтерскими, управленческими и другими системами предприятия; данные переносятся в СЭД с задержкой, что может стать причиной разного рода ошибок и несоответствий, увеличит риск потери данных, ограничит возможности использования самостоятельных СЭД.
" СЭД в виде дополнительных модулей к системам ERP или САПР. Интеграция позволит снизить риск потери данных, обеспечит более жесткий контроль доступа и внесения изменений в документы, предоставив возможность доступа к документации без использования специализированных интерфейсов от ERP или САПР. Однако стоит учесть, что интеграция систем - процесс сложный и не всегда реализуемый.
" СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия. Здесь функции СЭД "зашиты" в саму систему управления. Совместное использование технологий комплексной автоматизации управления и документооборота сочетает в себе их достоинства и недостатки.
Рассмотрим подробнее третий вариант СЭД.

§ 1.3. СЭД как часть архитектуры системы комплексной автоматизации предприятия

Система документооборота сама по себе (как, впрочем, и любая система автоматизации предприятия) не принесет ожидаемого эффекта, если ее внедрение не будет предварено исследованием, описанием, оптимизацией бизнес-процессов. Всякий бизнес-процесс состоит из этапов - элементарных действий, которые выполняют те или иные сотрудники. К примеру, бизнес-процесс "Списание товара" состоит из последовательности действий "создать накладную на списание" (заведующий складом), "списать товар" (кладовщик) и выдачи определенного количества некоторого товара со склада. Основными носителями информации при выполнении бизнес-процессов являются документы; именно они создаются в ходе выполнения бизнес-процесса и с ними совершается большинство операций. Например, рассмотрим упрощенный бизнес-процесс "Возврат товара покупателю" (Приложение 1). Для того чтобы