Реферат на тему Автоматизированные системы подготовки документов

Содержание


Введение 3
1. Автоматизация документооборота и автоматизированные системы подготовки документов 5
1.1. Документ в системе электронного документооборота 5
1.2. Понятие и сущность автоматизации документооборота 6
1.3. Классификация систем электронного документооборота 7
1.4. Понятие и задачи автоматизированных систем подготовки документов 8
2. Программное обеспечение для подготовки документов и автоматизации работы офиса 9
2.1. Интегрированный офисный пакет MS Office 10
2.2. Lotus Domino/Notes компании IBM 11
3. Автоматизированная система подготовки и исполнения документов (на примере сферы образования России) 14
Заключение 22
Список используемой литературы 25

Введение

В данной работе рассматривается тема «Автоматизированные системы подготовки документов».
На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов – разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
Электронный документооборот в настоящее время становится действенным средством повышения эффективности управления многих передовых организаций. И это не просто «дань моде». Это – осознание тех преимуществ, которые дает внедрение полноценной системы электронного документооборота.
Цель работы – выявить сущность автоматизации офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые для подготовки документов.
Объект исследования – автоматизированные системы подготовки документов.
Задачи исследования вытекают из поставленной цели:
Рассмотреть автоматизацию документооборота и автоматизированные системы подготовки документов;
Охарактеризовать основное программное обеспечение для подготовки документов и автоматизации работы офиса;
Проанализировать возможности автоматизированной система подготовки и исполнения документов (на примере сферы образования России)
Автоматизированная система подготовки и исполнения документов (АСПИД) обеспечивает обмен документами в соответствии со стандартами документоведения. Вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации подготовки документов. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний.
С помощью автоматизированной системы подготовки и исполнения документов все документы, создаваемые сотрудниками в ходе выполнения работы, сохраняются в электронном хранилище документов. Это позволяет осуществлять быстрый поиск по содержанию (тексту) документов; по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ; по различным связям, определяемым между документами; по произвольной структуре папок для группировки документов. В результате предотвращается потеря документов, сокращается бумажный документооборот (не нужно копировать документ для одновременной работы с ним нескольких сотрудников, а также печатать его промежуточные варианты в процессе согласования).
При создании новой компании любого масштаба перед ее организаторами уже не встает вопрос о необходимости автоматизации деятельности ее офисов или подразделений в целом и автоматизации подготовки документов в частности. Возникает лишь проблема выбора средств для этой автоматизации среди многообразия продуктов, представленных на рынке.
Рассмотрим подробнее программы для офисной автоматизации.


1. Автоматизация документооборота и автоматизированные системы подготовки документов

1.1. Документ в системе электронного документооборота

Документ – основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.
В свое время в Microsoft ввели для всех файлов, сохраняемых своими офисными приложениями, стандартную шапку, в которой задавались бы свойства, такие, как заголовок и автор. Однако на практике эта возможность не прижилась; редкий документ содержит что-то осмысленное в разделе свойств. Не получил широкого применения и механизм сохранения различных версий документа в одном файле, реализованный в MS Office 2000. Причина проста: без системных организационных мер и единства подхода наличие частных механизмов в конкретных продуктах не дает результата. Очевидно, что такие средства, как описание атрибутов документа, сохранение его версий и т.д., должны быть поддержаны в рамках информационной среды безотносительно к типу документа и приложению, с помощью которого этот документ создан.
Документ – логическая единица. Способ его хранения зависит от того, как с ним удобнее работать. Ваш документ может состоять из текста, чертежей, рисунков и таблиц. Механизм COM позволяет организовать в одном файле подобие файловой системы, состоящей из аналогов папок и файлов. Этот механизм используется, например, в Word для того, чтобы обеспечить возможность вставки в текст объектов, созданных другими приложениями. Но это не всегда удобно; проще и практичнее хранить все части документа в отдельных файлах, каждый из которых редактируется своей программой. В большинстве систем электронного документооборота (СЭД