Курсовая работа на тему Организация учета изданных конфиденциальных документов их уничтожение

Тема: «Организация учета изданных конфиденциальных документов, их уничтожение»
Содержание


Введение 3
1. Состав конфиденциальных сведений и документов в соответствии с современными нормативно правовыми актами 5
1.1. Сущность и организация делопроизводства в организации. Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства 5
1.2. Понятие о конфиденциальной документации, критерии ее определения 11
1.3. Нормативно-правовая база, определяющая состав конфиденциальных документов и правила работы с ними 17
2. Подход к организации конфиденциального делопроизводства в РГАНТД 20
2.1. Общая характеристика организации. Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в РГАНТД 20
2.2 Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в организации 25
2.3. Угрозы доступа к конфиденциальной документации в РГАНТД и методы защиты от них 31
3. Создание конфиденциального электронного документооборота 36
Заключение 42
Список используемой литературы 44
Введение

Актуальность исследования была обусловлена тем, что конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является необходимым условием ее существования. Коммерческая деятельность имеет длительную историю. Слово «коммерция» происходит от латинского «commercum» и в переводе означает «торговля». Первоначально этот термин употреблялся в буквальном смысле, в том числе и в России. Например, с 1717 по 1823 гг. вопросами торговли в Российской империи ведала коммерц-коллегия, почетный титул «советник коммерции» присваивался только купцам.
Однако с развитием торгово-промышленной деятельности понятийное значение этого слова расширялось, оно, наряду с торговой, стало охватывать и промышленную сферу, а с развитием кредитных отношений и страхования – соответственно финансовую (банковскую) и страховую деятельность. В этой связи характерно, что упомянутая коммерц-коллегия с 1811 г. стала подчиняться министру финансов, а существовавшие в России средние учебные заведения – коммерческие училища (первое открыто в 1773 г.) готовили специалистов для торгово-промышленной деятельности. В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере. Она охватывает любую деятельность – промышленную, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и др. Синонимом коммерческой деятельности является предпринимательская деятельность. Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, предпринимательская деятельность – это «самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном порядке». Следовательно, коммерческими предприятиями являются те, для которых извлечение прибыли является основной целью деятельности. Ими могут быть как частные, так и государственные, а также муниципальные предприятия.
Цель работы – организация учета изданных конфиденциальных документов, их уничтожение.
Для реализации этой цели поставлены следующие задачи: дать понятие состава конфиденциальных сведений и документов в соответствии с современными нормативно правовыми актами, изучить подход к организации конфиденциального делопроизводства в РГАНТД, рассмотреть проект автоматизированной системы конфиденциального документооборота для РГАНТД и его экономическую обоснованность.
Предмет исследования – создание и функционирование системы конфиденциального делопроизводства РГАНТД.
Объект исследования – РГАНТД.
Работа выполнена на основе нормативно-правовых актов РФ и трудов отечественных авторов в области создания и функционирования системы конфиденциального делопроизводства. Характеризуя степень научной разработанности проблематики, следует учесть, что данная тема уже анализировалась у различных авторов в различных изданиях: учебниках, монографиях, периодических изданиях и в интернете. Тем не менее, при изучении литературы и источников отмечается недостаточное количество полных и явных исследований тематики. Методологической основой исследования явились основные положения материалистической диалектики и логики в их единстве.
Научная значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике – еще одним независимым авторским исследованием. Практическая значимость темы состоит в анализе проблем, как во временном, так и в пространственном разрезах.
1. Состав конфиденциальных сведений и документов в соответствии с современными нормативно правовыми актами

1.1. Сущность и организация делопроизводства в организации. Место конфиденциального делопроизводства в общей системе делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства означает создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.
Организация конфиденциального делопроизводства включает создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий труда, разработку или приобретение нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.
Конфиденциальное делопроизводство в силу небольшого по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением предприятия, подчиненным непосредственно руководителю предприятия, или входить в состав Других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др. В «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения» сказано: «Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного Распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации», однако это целесообразно лишь при незначительном объеме таких документов и при отсутствии документов, содержащих коммерческую тайну.
Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, статус и при необходимости структуру определяет руководитель предприятия, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры предприятия. Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой и служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности предприятия.
Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на ее выполнение. Поскольку государственных нормативов времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, например: «Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию»; «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает практика, содержащиеся в названных и других документах нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены в среднем примерно на 20-25%, что вызывается большим количеством и большей сложностью операций с конфиденциальными документами. Можно также использовать следующую методику, разработанную факультетом защиты информации Российского государственного гуманитарного университета.
В нормах времени (выработки) учитывается время на подготовительно-заключительную работу, организационное обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультпаузы) и личные надобности в размере 8 % от оперативного времени на работу с конфиденциальными документами и в размере 14% от оперативного времени на печатание документов. В нормах времени (выработки) учтены данные фотохронометражных наблюдений затрат рабочего времени на выполнение работ по ведению конфиденциального делопроизводства. Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.
Должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и более сложной работы следует устанавливать и более высокие должности. Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных делопроизводственных операций, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам.
Такое привлечение оформляется приказом по предприятию. Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение конфиденциальной управленческой и производственной деятельности предприятия, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей прав работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением.
Непредвзятость со стороны руководителя, равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание к их бытовым проблемам, своевременное устранение конфликтных ситуаций создают благоприятную почву для хорошего настроения сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотношений. Каждый сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен быть обеспечен нормативно-методическими документами регулирующими процесс его деятельности и технологию выполнения работ. К ним относятся документы, перечисляемые в различных х данной книги, а также методическая литература: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти ответы на вопросы, не отраженные в нормативных документах. На рабочих местах следует иметь и необходимые справочники, включая телефонные. Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть: – разработка перечней сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну; – разработка перечней издаваемых предприятием конфиденциальных документов; – снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов; – разработка Положения о системе доступа к конфиденциальным документам;
– экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения; – проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации. Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать высококвалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности предприятия и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива предприятия (при наличии архива).
Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя предприятия, допущенного ко всем конфиденциальным документам. ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности предприятия, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения. Сотрудники, работающие с конфиденциальными документами, должны иметь доп