Курсовая на тему Информационные системы документоведения

ВВЕДЕНИЕ

Современные информационные технологии с их стремительно растущим потенциалом и быстро снижающимися издержками открывают большие возможности для новых форм организации труда и занятости в рамках, как отдельных корпораций, так и общества в целом. Спектр таких возможностей значительно расширяется - нововведения воздействуют на все сферы жизни людей, семью, образование, работу, географические границы человеческих общностей и так далее. Сегодня они могут внести решающий вклад в укрепление взаимосвязи между ростом производительности труда, объемов производства, инвестиций и занятости. Новые виды услуг, распространяющиеся по сетям, в состоянии создать немало рабочих мест, что подтверждает практика последних лет [13].
Информационные технологии – весьма широкое определение, под которое попадает ряд отдельных технических средств и приемов работы с информацией. Но, как правило, в процессе работы с информацией люди имеют дело со вполне определенной связанной последовательностью взаимодействий с различными средствами. В зависимости от шкалы времени (от оперативных до долгосрочно-стратегических задач) и масштаба действий (от одного рабочего места до целой компании) могут обнаруживаться разные связи и последовательности, и для управления ими нужны разные методы. Методы варьируются также по степени алгоритмизации и рационализации. Наиболее рационально алгоритмизированная совокупность методов и средств работы с информацией – информационная система как взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации. [12] Данная информационная технология напрямую соприкасается с другой не менее значимой отраслью знания и прикладного применения в современном информационном пространстве – документоведением.
Вышеизложенными соображениями обусловлена, на мой взгляд, актуальность данной курсовой работы.
Исходя из актуальности темы и степени ее разработанности в настоящем исследовании была поставлена следующая цель: осуществить анализ роли информационных систем в документоведении в их теоретическом и практическом аспектах.
Исходя из поставленной цели задачами настоящей курсовой работы являются:
1. Рассмотрение понятия и характерных особенностей информационного обеспечения управления в контексте темы курсовой работы.
2. Исследование основных процессов преобразования информации в документоведении.
3. Изучение информационных систем и их практического применения в документоведении, а также других вопросов.
Объект исследования данной работы - информационные процессы и информационные системы.
Предмет исследования - информационные системы в документоведении.
При проведении исследования настоящей темы использовались в качестве основных методов сравнительный метод исследования, метод анализа информации, в том числе из периодических источников. В работе были использованы и другие научные методы – анализа и синтеза, логический, системно-структурный.
Структура настоящей курсовой работы определена поставленными задачами и включает в себя введение, три главы, заключение и список использованных источников.

ГЛАВА 1. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, то есть в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе [9].

1.1 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Получение и преобразование информации является необходимым условием жизнедеятельности любого организма. Даже простейшие одноклеточные организмы постоянно воспринимают и используют информацию, например, о температуре и химическом составе среды для выбора наиболее благоприятных условий существования. Живые существа способны не только воспринимать информацию из окружающей среды с помощью органов чувств, но и обмениваться ею между собой [11].
Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.
Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и так далее. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности [17, с. 12].
Существует три типа информационных процессов:
хранение;
передача;
обработка информации.
Информационными процессами можно назвать действия, выполняемые с информацией, то есть процессы, связанные с поиском, хранением, передачей, обработкой и использованием информации. Но это довольно простое определение, не выражающее полностью его (процесса) природы.
В мире существуют информационные потоки. Информация передается от одного объекта другому, при этом может видоизменяться. Получение, передача и хранение информации происходит с помощью сообщений на том или ином языке (не обязательно естественном). Обработка информации может приводить к появлению новой информации, или ее изменению.
Получение информации человеком осуществляет с помощью органов чувств и/или с использованием технических средств (например, телескопа). Можно сказать, что человечество занимается отражением окружающего мира в понятной для него форме. Человек может передавать информацию другим людям с помощью технических средств, с их же помощью он ее может и хранить. Использование техники для хранения и передачи информации требует ее преобразования в другую форму, так как техника не понимает слов и информацию приходится специфически кодировать. При представлении информации человеку она декодируется в приемлемую для него форму.
Следует обратить внимание на то, что получить новую информацию можно из старой путем ее обработки, обобщения и других операций, характерных для сознания (творчество, изобретения, выводы, вычисления и тому подобное). [11]

1.2 СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.
Управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает производство, воспроизводство и применение различных видов информации. Оно включает:
Производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;
сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);
хранение и поиск информации;
размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
использование информации;
контроль за эффективностью использования информации [7, с. 15].
Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется, прежде всего, теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.
По мере совершенствования управления обществом возрастает необходимость знания об объектах управления, будь это социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных,