Контрольная работа на тему Контрольная работа 150910-01

Содержание


45. Составление и оформление описи дел 3
35. Особенности работы с конфиденциальной документацией 13
33. Контроль исполнения документов 16
Список литературы 20


45. Составление и оформление описи дел

На все завершенные в делопроизводстве дела, переданные из структурных подразделений в архив организации, составляют описи.
Опись дел представляет собой архивный справочник, в котором перечислены заголовки дел, расположенные в соответствии с принятой схемой систематизации.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Опись предназначена для обеспечения сохранности дел, раскрытия состава и содержания дел, учета дел фонда, а также для оперативного поиска дел.
Таким образом, опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам архива.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного хранения (свыше 10 лет);
дела по личному составу;
дела специфические, характерные только для данной организации (судебные дела, следственные дела и т.п.).
Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.
Составление годовых разделов описи дел постоянного хранения является одной из основных задач архива организации. В годовой раздел, составленный по установленной форме, включают заголовки дел постоянного хранения, переданных в архив из структурных подразделений. Элементы описательной статьи годового раздела описи аналогичны элементам описательной статьи описи дел структурного подразделения. Исключение составляет элемент – срок хранения дела, которого в годовом разделе нет.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел осуществляется в соответствии с принятой схемой систематизации фонда. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. Предварительно заголовок сверяют с заголовками номенклатуры дел за тот же год, проверяют правильность формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняют, неправильно оформленные дела расшивают и переформировывают.
Годовой раздел описи может быть составлен по каким-либо причинам не сразу после приема дел от структурных подразделений. В таких случаях опись составляют, например, за 2-3 года. Так, например, если дела постоянного хранения, образовавшиеся по установленному в организации порядку, переданы в архив через год после их окончания в делопроизводстве (т.е. в 1998 году), архив после приема дел обязан составить на них годовой раздел описи за 1996 год и так далее.
При утрате дел как сотрудниками подразделений, так и работниками архива, они обязаны организовать их совместный розыск. Об утрате дел составляется акт недостачи дел, который представляют на утверждение руководителю организации. Акт составляют не менее, чем в трех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранят в службе делопроизводства или структурном подразделении, в состав которого входит архив, в архиве организации, а также в государственном архиве, в случае, если организация передает документы на государственное хранение.
На практике нередки случаи, когда в архив поступают дополнительные дела, не предусмотренные номенклатурой, причем значительно позже, чем основная масса дел, поступающая при приеме-передаче дел. Заголовки таких дел, в зависимости от их количества, вносят в опись под литерными номерами в соответствии со схемой систематизации, в промежутки между заголовками или в конец раздела.


Заголовки дел, включенные в годовой раздел, нумеруют в валовом порядке, начиная с № 1. Например, дело, в котором, находятся документы, содержащие сведения о создании организации, может являться первым в документальным фонде. Нумерацию рекомендуется продолжать до тех пор, пока число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999), после чего годовые разделы оформляют как законченную опись.
В случаях, когда объем ежегодно образующихся в организации дел невелик, но при этом организация передает документы на хранение в государственный архив, количество дел, включенных в опись, и количество годовых разделов согласовывают с государственным архивом.
Первому годовому разделу присваивают номер по листу фонда. Под этим номером числятся последующие разделы до образования законченной описи.
В конце каждого годового раздела описи за последней описательной статьей составляют итоговую запись.
В итоговой записи цифрами и прописью указывают:
фактическое количество дел, включенных в раздел;
первый и последний номера дел (о листе фонда смотри в главе 9);
на особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных в
результате технической ошибки номеров и др.);
наличие особо ценных дел и их номера.