Реферат на тему Офисное программное обеспечение

Содержание


Введение 3
§ 1. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса 4
1.1. Основы использования интегрированных офисных пакетов 4
1.2. Интегрированный офисный пакет MS Office 7
1.3. Lotus Domino/Notes компании IBM 8
§ 2. Обзор программ Микрософт Офис (Microsoft Office) 11
2.1. Microsoft Word 11
2.2. Microsoft Excel 12
2.3. Microsoft Access 14
2.4. Microsoft PowerPoint 15
2.5. Заключение 17
§ 3. Российские офисные программы: краткая характеристика 18
Заключение 21
Список используемой литературы 24


Введение

В данной работе рассматривается тема "Офисное программное обеспечение".
Офисное программное обеспечение - набор прикладных программ для коммерческого применения, которые легко работают с текстами, числами и изображениями и позволяют существенно повысить эффективность и качество работы современного офиса.
Ни одна фирма сегодня не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно.
На протяжении последних десятилетий автоматизация офисной деятельности является одним из основных стимулов развития мировой информационной индустрии. Пожалуй, каждый из мировых гигантов - разработчиков аппаратного и программного обеспечения внес свою лепту в развитие этой части рынка информационных технологий. Все это позволяет говорить об актуальности темы данной работы.
Спектр решений, предлагаемых для автоматизации офисной деятельности, включает офисные пакеты, средства организации коллективной работы и обмена информацией, решения для автоматизации управления компанией и многое другое. Благодаря этим решениям сам офис и организация труда его сотрудников за последнее время изменились до неузнаваемости.
Цель работы - проанализировать автоматизацию офисной деятельности и рассмотреть основные программные продукты и решения, используемые при работе в офисе.
Объект исследования - офисное программное обеспечение.
Предмет исследования - программные средства офисной автоматизации.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Интегрированные офисные пакеты обеспечивают прекрасные возможности по автоматизации задач делопроизводства, причем все это предоставляется в едином стиле и с использованием взаимосвязанных программных компонентов.
Рассмотрим подробнее офисное программное обеспечение.

§ 1. Программное обеспечение для автоматизации работы офиса

1.1. Основы использования интегрированных офисных пакетов

В настоящее время компьютер позволяет решать огромное множество разнообразных задач. Сейчас нельзя представить ни одного офиса, который не был бы оснащен компьютером. Да и вообще, каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Разумеется, эти документы можно подготовить и без персонального компьютера. Однако с появлением персональных компьютеров стало значительно проще и удобнее, а следовательно и выгоднее подготовить документы с помощью компьютера. Таким образом, можно выделить большой ряд взаимосвязанных задач, которые помогают нам решить специальные интегрированные офисные пакеты программ, включающие в себя все необходимое для удобной, комфортной и производительной работы на компьютере. Программы Word, Excel, Access, PowerPoint входят в такой пакет фирмы Microsoft - MS Office.
Microsoft Office - это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко работают с текстами, числами и изображениями. Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, мы тем самым в значительной степени продвигаемся в изучении остальных.
Итак, одно из самых важных достоинств Microsoft Office - то, что все программы входящие в его состав предназначены для совместной работы, что позволяет обмениваться данными между приложениями и существенно повысить эффективность и качество работы. Все это справедливо и для других интегрированных офисных пакетов.
Создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства преследует достижение следующих целей:
в области обработки документов:
- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- обеспечение повышения качества документов, создаваемых в организации;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
в области контроля за исполнительской дисциплиной:
- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
- обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
в области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства должно создать аппаратно-программную основу для единой системы, охватывающей все подразделения организации. При этом предполагается следующее:
- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
- использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как